Базы данных

1. Цель работы

Изучение возможностей создания баз данных в Exсel

2.Основные теоретические положения

База данных – такой способ организации данных для хранения большого объема информации, (например, библиотечный каталог, телефонный справочник, экзаменационная ведомость), что найти нужную информацию можно легко и быстро. Таким образом, информационно-поисковая система имеет в своем составе две компоненты: базу данных (БД) и систему управления базой данных (СУБД). В терминологии Exсel база данных – набор записей, т.е. список. Фрагмент списка экзаменационной ведомости студентов всех специальностей разных форм обучения, сдающих экзамен по информатике приведен в табл. 1.

Таблица 1

A B C D E F G

1 № Фамилия И. О. Форма обучения Раздел курса Факуль-тет Специ-альность Оценка

2 1 Толстой А.В. з р1 ТВиМ 1205 3

3 2 Ульянов А.С. з р2 ФРЭ 1908 4

4 3 Спиркин М.А. в р1 МФ 1204 4

5 4 Хаврусов Т.С. в р1 ФРЭ 1901 5

6 5 Михайлин Б.Н. з р2 МФ 1201 3

7 6 Васильев В.Л. з р3 МФ 1204 4

8 7 Иванов С.Н. з р1 МФ 1201 2

9 8 Игнатов С.В. в р3 ФРЭ 1901 5

10 9 Лоцман Ю.Н. в р2 МФ 1204 4

11 10 Петров П.П. з р2 ТВиМ 1205 3

12 11 Сидоров Б.Н. з р1 ТВиМ 1908 2

13 12 Хакимов Ю.М. в р1 ФРЭ 1201 5

14 13 Николаев Н.Н. з р2 МФ 1212 4

15 14 Маслов О.А. з р3 ТВиМ 1212 5

16 15 Ложкин Н.С. в р1 ТВиМ 1208 3

Каждый столбец представляет определенную однородную категорию информации – поле в терминологии БД. Фамилия, шифр, факультет, специальность, форма обучения, экзаменационная оценка – отдельные типы данных. Каждая строка, называемая записью – набор данных об одном студенте, или другом единичном элементе. Все записи, включенные в один файл, составляют файл базы данных (в Exсel – список). Список Exсel 7.0 содержит 256 полей и 16383 записей, т.к. первая строка отводится под имена столбцов (Exсel 97 содержит уже 65535 записей).

Exсel функционирует как ПЛОСКАЯ база данных, работающая в каждый момент времени только с одним списком. Для создания (двумерной таблицы) реляционная база данных обеспечивающей одновременный доступ к данным из нескольких списков (таблиц) следует воспользоваться системой управления базами данных (СУБД), например, средой Access.

Имея базу данных табл. 1, можно ставить, например, следующие задачи: сортировка списков по факультетам, по фамилиям студентов, по специальностям и т. д.

Упрощают работу со списками диалоговые команды Формы данных, Сортировка, Фильтр, Итоги.

Рассмотрим коротко их назначение.

Сортировка данных

Необходимость в сортировке записей возникает при выполнении разных задач. В нашем случае, например, необходимо составить списки по факультетам и расположить фамилии студентов каждого факультета по алфавиту (в возрастающем порядке). Пользователь может задать несколько уровней сортировки одновременно:

 сначала производится сортировка по 1-ому уровню (Сортировать по), потом в полученном списке – по второму (Затем по), по третьему и т.д.

Осуществляет сортировку команда Сортировка из меню Данные с помощью диалогового окна Сортировка (рис. 1).

Рис. 1

Задав сортировку I уровня по факультетам (по возрастанию), мы изменим порядок следования записей. Теперь записи, относящиеся к одному факультету, будут записаны подряд (табл. 2).

Таблица 2

A B C D E F G

1 № Фамилия И. О. Форма обучения Раздел курса Факуль-тет Специаль-ность Оценка

2 3 Спиркин М.А. в р1 МФ 1204 4

3 5 Михайлин Б.Н. з р2 МФ 1201 3

4 6 Васильев В.Л. з р3 МФ 1204 4

5 7 Иванов С.Н. з р1 МФ 1201 2

6 9 Лоцман Ю.Н. в р2 МФ 1204 4

7 13 Николаев Н.Н. з р2 МФ 1212 4

8 1 Толстой А.В. з р1 ТВиМ 1205 3

9 10 Петров П.П. з р2 ТВиМ 1205 3

10 11 Сидоров Б.Н. з р1 ТВиМ 1908 2

11 14 Маслов О.А. з р3 ТВиМ 1212 5

12 15 Ложкин Н.С. в р1 ТВиМ 1208 3

13 2 Ульянов А.С. з р2 ФРЭ 1908 4

14 4 Хаврусов Т.С. в р1 ФРЭ 1901 5

15 8 Игнатов С.В. в р3 ФРЭ 1901 5

16 12 Хакимов Ю.М. в р1 ФРЭ 1201 5

Названия факультетов отбираются по алфавиту. Добавив уровень сортировки нажав на кнопку Добавить уровень, зададим сортировку следующего уровня, по специальностям, мы добьемся, чтобы студенты каждого факультета были записаны по специальностям (табл. 3).

Таблица 3

A B C D E F G

1 № Фамилия И. О. Форма обучения Раздел курса Факуль-тет Специаль-ность Оценка

2 5 Михайлин Б.Н. з р2 МФ 1201 3

3 7 Иванов С.Н. з р1 МФ 1201 2

4 3 Спиркин М.А. в р1 МФ 1204 4

5 6 Васильев В.Л. з р3 МФ 1204 4

6 9 Лоцман Ю.Н. в р2 МФ 1204 4

7 13 Николаев Н.Н. з р2 МФ 1212 4

8 1 Толстой А.В. з р1 ТВиМ 1205 3

9 10 Петров П.П. з р2 ТВиМ 1205 3

10 15 Ложкин Н.С. в р1 ТВиМ 1208 3

11 14 Маслов О.А. з р3 ТВиМ 1212 5

12 11 Сидоров Б.Н. з р1 ТВиМ 1908 2

13 12 Хакимов Ю.М. в р1 ФРЭ 1201 5

14 4 Хаврусов Т.С. в р1 ФРЭ 1901 5

15 8 Игнатов С.В. в р3 ФРЭ 1901 5

16 2 Ульянов А.С. з р2 ФРЭ 1908 4