Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу

Организация кадрового документооборота, кадрового учёта, систематизация и хранение документов

Проанализируйте порядок движения и обработки проекта приказа по

личному составу в организации, описанный ниже. Определите, какие изменения

следует внести в процесс подготовки документа, чтобы сократить затраты

времени и труда на его составление и оформление.

1 Инспектор отдела кадров составил проект приказа по личному составу

(об объявлении взыскания работнику), который потребовал согласования двух

должностных лиц – главного бухгалтера и юриста, и передал его секретарю

бухгалтерии.

2 Секретарь

передала

проект

приказа

главному

бухгалтеру

рассмотрения и согласования.

3 Главного бухгалтера на месте не оказалось, его заместитель высказал

4 замечания по подготовленному тексту проекта приказа и вернул проект

инспектору отдела кадров для доработки.

4 Инспектор отдела кадров согласился с замечаниями, внёс требуемые

изменения в проект приказа и через секретаря снова передал его в кабинет

главного бухгалтера на согласование.

5 Главный бухгалтер оказался на месте и заявил, что не стоило

исправлять предыдущий текст приказа, и попросил принести на согласование

предыдущий вариант проекта документа.

6 Инспектор отдела кадров снова переделал проект приказа и через

секретаря снова передал его в кабинет главного бухгалтера на согласование.

7 Главный бухгалтер поставил на проекте приказа визу согласования и

вернул проект инспектору отдела кадров.

6 Далее инспектор отдела кадров передал проект приказа секретарю

юридического отдела для передачи юристу.

7 Юрист, получив проект приказа, также внёс в него несколько

уточнений, затем вернул его через секретаря юридического отдела инспектору

отдела кадров.

Приказ руководителя организации, изданный 30 декабря, содержит

11 поручений разным должностным лицам (в том числе руководителю службы

кадров) с разными сроками их исполнения.

Приказ был поставлен на контроль, при этом в контрольной форме был

определён срок исполнения всего документа по наиболее позднему сроку из

поручений.

Руководитель службы кадров ознакомился с приказом, когда срок

исполнения его задания уже прошёл.

При снятии приказа с контроля выяснилось, что более половины

поручений не было выполнено в срок, установленный данным приказом.

Вопрос

1 На кого должна быть возложена ответственность за невыполнение

поручений в срок?

2 Кто и какие действия должен предпринять, чтобы этого нарушения

не было?

3 Что необходимо сделать, чтобы такое не повторялось в дальнейшем?